Anregungen, Ideen, etc zu Kommerzieller Veranstaltung

D-O

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22 Aug 2007
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Weyhe (bei Bremen)
Hallo Leute

angeregt durch diesen Thread, möchte ich hier über eine Veranstaltung die seit längerem Zeitraum von mir und 2 Freunden geplant wird, diskutieren.

(Ich versuche mein Konzept vorzulegen und im nachhinein einige Fragen zu stellen, wozu ihr hoffentlich etwas sagen könnt)

Eins noch vorweg: Wir haben schon ein wenig Erfahrungen in solchen Sachen. Haben schon eine Veranstaltung, der Reihe geplant und auch ausgeführt.

Ich weiß grad gar nicht wie ich anfangen soll, vielleicht einfach mal ein paar Stichpunkte:

- Kommerzielle Veranstaltung für jedermann im jungen Alter
- geplante Gästeanzahl: irgendwo zwischen 1000 und 2000 Leuten
- Musikdienstleister: Ein hier bekannter "Black/RnB" DJ, ein Deutschlandweit bekannter House DJ, der Leute anzieht (Klaas zB), ein Kumpel (House/RnB) und meinerseits

Dazu schonmal zu sagen, dass ich nur dann auflegen würde, wenn ich Zeit habe. Das würde wohl eher zum Schluss sein, wenn man auch mal härteres der Elektronischen Musik spielen kann. (Electro, Hardbass etc)

So, nun sei kurz gesagt, wie weit wir momentan sind:

- Technik ist geklärt. Kostenpunkt: 5332,21 €
- Security ist geklärt. Kostenpunkt für 10 Mann (à 14,50 €/Std): 1160 €
- Gemakosten (-.-) sind geklärt. Kostenpunkt: 928,20 €

Das sind erstmal ein paar Eckdaten.

Die Veranstaltung soll in einer "Mehrzweckhalle" hier bei uns im Ort stattfinden. Die 2000 Gäste wollen wir mit direkter Zug & Nachtbus anbindung erreichen. Außerdem natürlich die Jugendlichen hier direkt aus dem Ort. Ob wir's schaffen, weiß ich nicht. Ich bin in der Sache jedenfalls noch nicht so optimistisch.

Nun erstmal ein Gesamtplan:


Ich hoffe, man kann noch alles erkennen. Durch das 2 malige Konvertieren, leidet die Qualität leider sehr :rolleyes:

Die 10m hinter der Bühne, sollen übrigens abgesperrt werden.

Nun kurz zu den Getränken:
Ich habe vor einigen Tagen einen "Wirt" angeschrieben, der hier im Umkreis schon mehrer Abiveranstaltungen betreut hat und dort jedes mal Theken inkl. Personal, Wasser und Stromversorgungen, Toilettenwagen inkl. Personal und Garderobe inkl. Personal gestellt hat. Mit dem bin ich momentan halt am verhandeln, was man so machen könnte. Wie man auf dem Plan hoffentlich sieht, sind 2 Theken à 15m geplant. Ob es reicht, weiß ich nicht. Was sagt ihr dazu ? Außerdem sieht man eine Garderobe, die an einen nach hinten führenden Raum angeschlossen ist. Es soll also nicht nur dieser Platz von 10m x 4m genutzt werden. Das wäre natürlich zu wenig, weiß ich auch :d.

Was wir außerdem vor haben, ist ein Kamerakran zu mieten, der ca 150 € kostet. Außerdem noch 2 Kameras. Jemanden, der damit umgehen kann, haben wir auch. Der wird uns danach auch ein kleines Aftermovie zusmmenbasteln.

Dazu kommt außerdem noch ein wenig Videotechnik. Geplant ist auf der Bühne, (8m breit) 4m DJ-corner aufzubauen und 2 x 2m Leinwände auf jeder Seite aufzustellen. Darauf wollen wir Visualisierungen, Livebilder und Videos während der Veranstaltung zeigen.

Nun weiß ich nicht mehr, was ich noch sagen soll. Es bleibt noch zu erwähnen, dass ich noch nicht weiß, was die Halle kostet. Außerdem weiß ich nicht, was bereitgestellt Feuerwehr und Sanitäter kosten. Das Ordnungsamt muss auch noch angerufen werden und ich/wir müssen noch einen Termin mit dem zuständigen Sachbearbeiter für Veranstaltungen hier im Ort machen.

Achja: Der momentan geplante Eintritt für die Party beläuft sich auf 6 €.

Nun einmal ein kleines Rechenbeispiel:

Technik: 5332,21 €
Security: 1160 €
Gema: 928,20 €
Thekenpersonal ?
Ordnungsamt ?
Feuerwehr, Sanitäter ?
Der bekannte DJ ? 1000 - 2000 € (inkl. Anfahrt?)
Der hier bekannte DJ, den ich kenne, macht das sicher für 'n hunni. Komm mit dem ganz gut klar.

Rechnen wir nun also mit 2000 Leuten. 2000 x 6 = 12000 €
Technik + Security + Gema = 7420,41 €

Für das Thekenpersonal wird sicher noch einiges weg gehen, allerdings hab ich da absolut keinen Plan was sowas kostet. Hat jemand einen groben Pauschalen Preis, den er von eigenen Veranstaltungen etc weiß ?

Gegebenenfalls muss auch noch ein Toilettenwagen angeschafft werden, da ich nicht so wirklich Lust drauf hab, am nächsten Tag die Toiletten in der Mehrzweckhalle zu schrubben.

Mir fällt grad noch ein, dass die Technik inkl. Anfahrt und 2 Ton/Licht -Technikern ist, allerdings exkl. der Videotechnik. Da hab ich also auch noch keinen Preis.

Was sagt ihr zu der Idee, sich Sponsoren zu suchen ? Ein Konzept haben wir ja bereits, allerdings nicht gut genug ?

Zu der Werbung:

Pauschal haben wir an 10.000 Flyer und 1000 Plakate gedacht (entworfen von einem Kumpel, der hobbymäßig Grafikdesigner ist. Drucken lassen wir die irgendwo im Internet. Promotion wollen wir an allen umliegenden Schulen, Banken, Jugendhäusern, Edeka/Rewe etc, usw machen. Also wirklich ÜBERALL. Bis hin nach Bremen (30km). Für die Werbung und Eintrittsbändern gehen ca noch einmal 400 € weg.

Puh, genug geschrieben. Sagt was dazu. Lasst euch aus. Was machen wir falsch/richtig ? Habt ihr was dazu zu sagen ?

Gruß, Dario
 

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Zuletzt bearbeitet:
Als erstes musst du dir die Frage stellen ob "der Ort" der richtige Ort für deine Veranstaltung ist.
Gibts dort solche festln schon ?
Intressiert die Leute in dem Ort solche Festln ? Wie sind die Festln sonst so besucht in der Gegend ?

2. Ich glaub es wird relativ schwer werden die Leute aus jedem Musikgeschmack auf das Festl zu bringen, wenn zuerst RnB, dann House und dann noch Hardbass gespielt wird... Da könnte es dir leicht passieren dass entweder niemand kommt weil keiner RnB hören will, oder viele wieder früh gehen weil sie Hardbass nicht hören wollen.
Einen zu großes Mix halte ich bei öffentlichen kommerziellen Festln für riskant.

3. An deiner Stelle würd ich die kosten ein wenig runterschrauben.
über 7kilo für eine "schau ma mal" Veranstaltung is schon heftig, und mit 2000 würd ich auch nicht fix rechnen.
Kannst du es verkraften wenn die 7kilo einfach weg sind ? - weil vl musst du das

Das sind mal die ersten Sachen die mir so adhoc eingefallen sind..
 
Hey Dario,

Also ich würde zuerst drastisch mit den Preisen handeln... 7 scheine is wirklich n bissel heftig....

Toilettenwagen is auch so ne sache, ich würde um Kosten zu sparen auf jeden fall die vorhandenen Toiletten nutzen, zumal das sauber machen auch schnell geht wenn man Klorix hat... :)

Was kostet euch denn die zug und Busanbindung??

Ausserdem würde ich Die Flyer auf 5000 reduzieren und die Plakate auch um 500, wenn ich mir überlege ihr wollt bestimmt werbung im umkreis von 30km machen dann is ja fast jede 5te Laterne beklebt....ui ui ui....

Dann würde ich die Eintritsbänder weglassen und Lieber eintrittskarten im Vorverkauf machen und am abend selber würde ich auf den gute alten Stempel zählen, schön mit ner floureszierenden Tinte und ner Schwarzlicht Lampe überm Eingang.... Spart ca 300€ ;-)


Macht das alles n bissel kleiner, um zu sehen wie es angenommen wird, wenn es richtig läuft macht ihr es das nächstemal größer!!! :)
 
Das Größte Einsparpotential währen vermutlich einfach Sponsoren. Grade Fahrschulen drucken einem öfters die Flyer quasi umsonst. Dafür ist die Rückseite halt mit Werbung voll aber da kann man auch 200-300 Euro sparen.

Zudem wie läuft das mit der Gastro. Musst du die Barleute bezahlen? Wenn Ja wer kriegt den Gewinn aus den Getränken, wenn jamnd externes kommt der es macht?
 
Wieviele Menschen wohnen denn in näherem Umkreis der Veranstaltung?

Willst du jegliche Musik auf einem Floor bringen?
Wie schauts mit den Rauchern aus, möchtest da draußen einen Raucherbereich machen? Falls ja, dann hast du noch Aufwendungen für mögliche Umzäunungen, große Pavillions(falls es regnet) usw. Also ich würd mir auch überlegen das ganze etwas kompakter zu machen.

War Zivi in einem großen Jugendhaus und wir hatten jedes Jahr ein sehr etabliertes U&D Festival (Umsonst & Drinnen), mit regional und überregional bekannten Bands und mehr als 1000-1500 Leute kamen dabei auch die letzten Jahre nicht zusammen, im Schnitt vllt 1200 und das ohne Eintritt.

Ist aber auch nicht gerade ein Ballungsgebiet, etwa 50000 Anwohner im unmittelbaren Umfeld und halt natürlich Leute von weiter weg.

Wieviele Leute zwischen 18 und Ende 20 gibt es denn in der unmittelbaren Umgebung? Sowas erfährst bei der Stadt.

Hast auch genug Leute zum Aufräumen am nächsten Tag (da kannst 500-bis mind 1000 m Umkreis einrechnen)?

Zur Vorabwerbung eignet sich auch ein kleines animiertes Video(falls jemand das privat kann, ansonsten wirds schnell teuer) und vllt eine kleine Homepage(Macht dir der Student um die Ecke für 200€)

Coole Idee, würds aber konzeptionell nochmal überdenken!
 
Also ich kenne die Gegend nicht und das ist sicherlich wichtig, aber mit der Menge an Gästen zu rechnen halte ich ebenfalls für schwierig!
Meine Vorschreiben haben es ja schon erwähnt: entweder es kommt keiner oder sie gehen früh, weils einfach eine "schwierige Mischung" ist!

Die Anzahl der Flyer und Plakate kannst du locker halbieren, wir haben für unsere Partys im Umkreis von 50km sehr intensiv plakatiert und hatten von 250 Plakaten meist noch welche übrig!

Ist der Einsatz des Rettungsdienstes denn nötig? Rechnest du mit viel Auseinandersetzungen oder ist das bei euch vorgeschrieben?
Wenn nicht würde ich darauf verzichten und die Kreisverband der für euch zuständig ist anschreiben und ihnen von der Großveranstaltung berichten!
Bei uns wird eine Abstellung meist erst bei deutlich über 10 000 Gästen gemacht!

Dann musst du dir über die Getränke Gedanken machen! Damit ist am meisten zu verdienen! Wenn du jemanden hast, der das für dich macht, dann handle knallhart!!!! Lass dich bloß nicht mit nix abspeißen! Kläre ganz genau was der Wirt verlangt und wieviel Personal(-Kosten) erveranschlagt! Lass dir unter Umständen von mehreren Wirten kostenvoranschläge machen und verhandle!!!

Aber mach dir um die ganze Sache nochmal Gedanken, möchtest du wirklich schon in dieser Größe was machen? Das ist meist ein Fulltime-Job und mit sehr viel Eigenkapitalverbunden (wie du ja selber merkst) und eine kleinere Halle, kleinere Party tuts sicher auch! Wenn du erstmal mit 500 planst und es kommen 300, dann ist das ein riesen Erfolg, auch wenn du Werbung für 2000 machst! Deine Kosten reduzieren sich enorm und das Risiko ist weitaus geringer!
Wenn die Party gut lief, du eventuellsogar dicht machen musst weil ZU VIELE kamen....das ist das beste was dir passieren kann....denn nächstes mal weißt du dann mit was du WIRKLICH rechnen kannst und dann kannst du dir liquide Sponsoren suchen die mikrige Werbeplätze auf den Plakaten für viel Geld wollen und dann kannst du die Party größer machen ohne das Risiko zu erhöhen!

Ich hab schon einige Partys in der Richtung gemacht (nicht so groß!) aber sei vorsichtig, irgendwer versucht dich immer zu be*******en und meist kommen im Nachhinein noch Kosten auf dich zu an die du nicht mehr gedacht hast (oder die Einnahmen waren geringer,etc.)! Lieber Ausgaben minimieren und nachher mit nem dicken Plus rausgehn als umgekehrt!
 
Ich weiß ja nicht wo ihr so drucken lasst aber bei einem seriösen Unternehmen zahlst für 10.000 Flyer nicht viel mehr als für 5.000 da nicht die Material- und Druckkosten sondern die DVS, (hier: Druckvorstufe), den Preis treibt. ;)
 
10 Security Leute für 2000 Gäste? Ist aber schon ein bissel gewagt.

Aber im Ernst, ich würde so mit 500-900 Gästen rechnen, wenns die erste Party ist.

Und den bei euch bekannten DJ nur mit 100 Euro abzuspeisen find ich auch ziemlich daneben.
 
Als erstes musst du dir die Frage stellen ob "der Ort" der richtige Ort für deine Veranstaltung ist.
Gibts dort solche festln schon ?
Intressiert die Leute in dem Ort solche Festln ? Wie sind die Festln sonst so besucht in der Gegend ?

2. Ich glaub es wird relativ schwer werden die Leute aus jedem Musikgeschmack auf das Festl zu bringen, wenn zuerst RnB, dann House und dann noch Hardbass gespielt wird... Da könnte es dir leicht passieren dass entweder niemand kommt weil keiner RnB hören will, oder viele wieder früh gehen weil sie Hardbass nicht hören wollen.
Einen zu großes Mix halte ich bei öffentlichen kommerziellen Festln für riskant.

3. An deiner Stelle würd ich die kosten ein wenig runterschrauben.
über 7kilo für eine "schau ma mal" Veranstaltung is schon heftig, und mit 2000 würd ich auch nicht fix rechnen.
Kannst du es verkraften wenn die 7kilo einfach weg sind ? - weil vl musst du das

Das sind mal die ersten Sachen die mir so adhoc eingefallen sind..

Es gibt eine große Veranstaltung, einen Ort weiter, die nennt sich "Abilounge", ist die größte Abiparty im Norden. 3000 - 4000 Gäste und ist ne Openairparty mit Zelten.

zu 2. Die Musikmischung an dem Abend soll hauptsächlich aus House & RnB :)rolleyes:) bestehen. Das ist halt das, was jeder hier hört. Sowas wie Hardbass würde ich zum schluss spielen. Heißt, ne halbe Stunde vor Schluss oder so :d

3. Ich kann es sicher nicht verkraften wenn 7000 Euro mal eben so weg sind :eek::D

Hey Dario,

Also ich würde zuerst drastisch mit den Preisen handeln... 7 scheine is wirklich n bissel heftig....

Toilettenwagen is auch so ne sache, ich würde um Kosten zu sparen auf jeden fall die vorhandenen Toiletten nutzen, zumal das sauber machen auch schnell geht wenn man Klorix hat... :)

Was kostet euch denn die zug und Busanbindung??

Ausserdem würde ich Die Flyer auf 5000 reduzieren und die Plakate auch um 500, wenn ich mir überlege ihr wollt bestimmt werbung im umkreis von 30km machen dann is ja fast jede 5te Laterne beklebt....ui ui ui....

Dann würde ich die Eintritsbänder weglassen und Lieber eintrittskarten im Vorverkauf machen und am abend selber würde ich auf den gute alten Stempel zählen, schön mit ner floureszierenden Tinte und ner Schwarzlicht Lampe überm Eingang.... Spart ca 300€ ;-)


Macht das alles n bissel kleiner, um zu sehen wie es angenommen wird, wenn es richtig läuft macht ihr es das nächstemal größer!!! :)

Wie Pyro schon sagte, kosten die 10k Flyer nur geringfügig mehr, als die 5k :p
Die Eintrittsbänder sind auch nicht die Welt. Sind bei 5000 Stück so um die 70 Euro, glaub ich.
Achja und die Zug und Busanbindung kostet uns natürlich nichts, könnten wir aber mit als Promotion nutzen, da die VA in direkter Nähe vom Bahnhof wäre. Heißt, so ca 500m.

Was ist Klorix ? :d

Wieviele Menschen wohnen denn in näherem Umkreis der Veranstaltung?

Willst du jegliche Musik auf einem Floor bringen?
Wie schauts mit den Rauchern aus, möchtest da draußen einen Raucherbereich machen? Falls ja, dann hast du noch Aufwendungen für mögliche Umzäunungen, große Pavillions(falls es regnet) usw. Also ich würd mir auch überlegen das ganze etwas kompakter zu machen.

War Zivi in einem großen Jugendhaus und wir hatten jedes Jahr ein sehr etabliertes U&D Festival (Umsonst & Drinnen), mit regional und überregional bekannten Bands und mehr als 1000-1500 Leute kamen dabei auch die letzten Jahre nicht zusammen, im Schnitt vllt 1200 und das ohne Eintritt.

Ist aber auch nicht gerade ein Ballungsgebiet, etwa 50000 Anwohner im unmittelbaren Umfeld und halt natürlich Leute von weiter weg.

Wieviele Leute zwischen 18 und Ende 20 gibt es denn in der unmittelbaren Umgebung? Sowas erfährst bei der Stadt.

Hast auch genug Leute zum Aufräumen am nächsten Tag (da kannst 500-bis mind 1000 m Umkreis einrechnen)?

Zur Vorabwerbung eignet sich auch ein kleines animiertes Video(falls jemand das privat kann, ansonsten wirds schnell teuer) und vllt eine kleine Homepage(Macht dir der Student um die Ecke für 200€)

Coole Idee, würds aber konzeptionell nochmal überdenken!

Um einen Raucherbereich muss sich noch gekümmert werden. Absperrzäune könnte ich aber sicher bei meinem Veranstaltungstechniker mit besorgen. Das wär nicht das Ding. Eine Art 2. Ausgang haben wir in der Halle auch zur Verfügung.
Für eine Homepage habe ich auch schon einen Kumpel der das für uns für wenig Kohle machen würde.

Also ich kenne die Gegend nicht und das ist sicherlich wichtig, aber mit der Menge an Gästen zu rechnen halte ich ebenfalls für schwierig!
Meine Vorschreiben haben es ja schon erwähnt: entweder es kommt keiner oder sie gehen früh, weils einfach eine "schwierige Mischung" ist!

Die Anzahl der Flyer und Plakate kannst du locker halbieren, wir haben für unsere Partys im Umkreis von 50km sehr intensiv plakatiert und hatten von 250 Plakaten meist noch welche übrig!

Ist der Einsatz des Rettungsdienstes denn nötig? Rechnest du mit viel Auseinandersetzungen oder ist das bei euch vorgeschrieben?
Wenn nicht würde ich darauf verzichten und die Kreisverband der für euch zuständig ist anschreiben und ihnen von der Großveranstaltung berichten!
Bei uns wird eine Abstellung meist erst bei deutlich über 10 000 Gästen gemacht!

Dann musst du dir über die Getränke Gedanken machen! Damit ist am meisten zu verdienen! Wenn du jemanden hast, der das für dich macht, dann handle knallhart!!!! Lass dich bloß nicht mit nix abspeißen! Kläre ganz genau was der Wirt verlangt und wieviel Personal(-Kosten) erveranschlagt! Lass dir unter Umständen von mehreren Wirten kostenvoranschläge machen und verhandle!!!

Aber mach dir um die ganze Sache nochmal Gedanken, möchtest du wirklich schon in dieser Größe was machen? Das ist meist ein Fulltime-Job und mit sehr viel Eigenkapitalverbunden (wie du ja selber merkst) und eine kleinere Halle, kleinere Party tuts sicher auch! Wenn du erstmal mit 500 planst und es kommen 300, dann ist das ein riesen Erfolg, auch wenn du Werbung für 2000 machst! Deine Kosten reduzieren sich enorm und das Risiko ist weitaus geringer!
Wenn die Party gut lief, du eventuellsogar dicht machen musst weil ZU VIELE kamen....das ist das beste was dir passieren kann....denn nächstes mal weißt du dann mit was du WIRKLICH rechnen kannst und dann kannst du dir liquide Sponsoren suchen die mikrige Werbeplätze auf den Plakaten für viel Geld wollen und dann kannst du die Party größer machen ohne das Risiko zu erhöhen!

Ich hab schon einige Partys in der Richtung gemacht (nicht so groß!) aber sei vorsichtig, irgendwer versucht dich immer zu be*******en und meist kommen im Nachhinein noch Kosten auf dich zu an die du nicht mehr gedacht hast (oder die Einnahmen waren geringer,etc.)! Lieber Ausgaben minimieren und nachher mit nem dicken Plus rausgehn als umgekehrt!

Wie gesagt, wegen Rettungsdienst, Feuerwehr etc muss ich noch mit unserem Rathaus sprechen. Da weiß ich nicht genau wie sowas abläuft. Aber wenn der Feuermelder in einem öffentlichem Gebäude ausgeschaltet ist, muss normalerweise die Feuerwehr anwesend sein, meine ich.

Wegen den Getränken bin ich halt momentan noch am Verhandeln. Ich halte Kontakt per Mail mit dem Wirt und habe erst vor ein paar Tagen ein Kostenvoranschlag angefordert.

Wie gesagt, es ist momentan eben nur ein Konzept. Ich hab so oder so kein sehr gutes Gefühl dabei im Bauch, wenn ich an die ganzen Risiken denke. :(

Achja und zu dem DJ. Das ist ein Kumpel. Und Freunde machen sowas unter sich. Jedenfalls meine Freunde :p
 
In Österreich zumindest is es so dass du ab 1000 Besuchern einen Notarzt mit mindestens einem Sani brauchst..wies bei euch is, weiss ich leider nicht.

Flyer kosten würde ich auch noch massiv drücken.
Das Problem is einfach, eine gute Party garantiert keinen hohe Besucherzahlen, wer weiss, vl is am selben WE wo anders ein festchen, vl schüttets wie aus Kübln (das schreckt mehr ab als man glaubt), usw...

Eben weil ich gemeint hab ob du 7kilo einfach so verkraften kannst, solltest du mehr auf die Kosten schaun.
Statt WC Wagen würd ich auch eher auf vorhandene Sanitäre Einrichtungen setzen, und lieber für den nächsten Tag eine Putzfirma beauftragen.

10 Securities sind vl wirklich bischen wenig.., also meistens passiert eh nix, aber wenn dann geht dir da Reis wennst nur 10 Leute hast um eine Massenschlägerei zu schlichten.

Heutzutage hast du eh viele möglichkeiten Leute über festln zu informieren, die große Anzahl an Plakaten halte ich für übertrieben. Lieber Flyer gezielt einsetzen, also Verteil sie dort, wo dein Zielpublikum ist.
Und über Facebook zb kannst du irre viel machen, und hast auch gleich eine wage Prognose über die Besucherzahlen.
 
also wir organisieren auch ein bisschen, klar nicht in so ein rießen Stiel ... aber das tut jetzt nichts zur Sache,

Meiner Meinung nach solltest du die Fleyer auf ein minimun so ungefährt 300 Stück senken, dann legst du ein Teil in alle Kneipen und den Rest hauste in die Briefkästen in deiner Umgebeung rein.

Der Rest geht über meinvz / studi und schülervz ( denk aber bitte an die Alterbegrenzung :p ) ... will zwar keine Schleichwerbung machen, aber einfach ein neues profil mit dem Namen der veranstaltung und dann lädst du eben ein haufen Leute aus der Umgeben als Freunde ein.. hast ja die Suchfunktion, dann haste auf jeden Fall die jungen leute und die mittleren Alters angesprochen.... und dann Gründeste eben noch eine gruppe wo du alle wichtigen Eckdaten reinschreibst.... so machen wir das immer und klappt sehr gut von evt 300 Leuten kommen immer um die 160 bis 200... spart arbeit und geld :p wenn du das Verhältniss dann auf deine Größe überträgst :d
 
1000 Plakate? Was soll das denn bitte kosten?! Wo sollen die überall hin? Wer bringt die an? Dürfen die einfach so angebracht werden?!

Organisatorisch steckt noch einiges hinter eurem Konzept und die Finanzplanung ist bisher viel zu schwammig. Da sind ja noch eine Menge Kosten offen, die euren Break-Even weit nach oben schieben können bzw. ganz auslöschen.

Ein Act wie "Klaas" für 2000€? Ich hoffe du hast schon Kontakt mit Bookingagenturen aufgenommen. Da erlebt man so manche (finanziell negative) Überraschung :d

2000 Gäste? Ohne, dass ihr euch zuvor einen Gästekreis aufgebaut habt, durch nur einen Hauptact?!

Naja, ich wünsch euch viel Glück. Das werdet ihr aber auch brauchen, wenn ihr das wirkich so durchzieht. Kannst ja nach der Party nochmal schreiben, wie sich euer Finanzplan entwickelt hat. Da wird sich bis dahin noch einiges verschieben ;)
 
Was ganz wichtiges was du vergessen hast ist eine Event Haftpflicht. Weil wenn sich dort jmd. was bricht und du hast keine Event Haftpflich bisser ge****scht und darfst latzen. Dann würde ich noch ne Equipment versicherung abschliessen wo alles versichert ist was du mietest bzw. dort genutzt wird vor Diebstahl, Fahrlässigkeit und so weiter. Da kommen auch noch kosten auf dich zu.

Und naja wenn du für Klaas 2000Euro latzt hasse schlecht verhandelt. Hab bei mir D-Mand der seinen neuen Track live mit Sängerin promoted als einer der ersten Promogigs in D, dann Empyre One und Top-C und bezahle für alle zusamm netma 1000 Euro inkl. Anfahrt, Unterkunft usw. ;).

Hab Technik bei mir stehen die 80.000 Euro neu kostet und bezahle ca. 2.500 miete dafür. Also bin grad in der Enphase für mein Event und mit allem drum und dran mit Werbung zahl ich 5000 Euro. Du solltest bei der Werbung schauen das du das WWW mit einbeziehst. Wie die anderen schon sagten das StudiVZ Netzwerk, Twitter, Facebook, Eventguide, WKW, MySpace, Private Seiten, Webradios wie Techno4ever o. Technobase, Foren und und und das sind gratis Werbemöglichkeiten die etliche Leute anschauen. Ich erreiche durch meine gemachte Werbung ca. 100.000 potentielle Besucher für mein Event und gebe für alles drum und dran ca. 200 Euro aus. (Flyer, Plakate, Visitenkarten, Bannerwerbung, PVC Banner). Man muss nur handeln und nachdenken dann geht das.

Hoffe dir (mit)geholfen zu haben.

Gruss Sascha
 
Veranstalter von ner x tausend Mann Gesellschaft und gleichzeitig dort auch noch auflegen.... Das schmink dir mal gleich ab!
 
Ok für Klaas dann halt nicht.

Aber was Drunkenman sagt kenn ich. So gern man ja auflegt, aber wenn man der Organisator ist bleibt gar keine Zeit dafür..
 
Veranstalter von ner x tausend Mann Gesellschaft und gleichzeitig dort auch noch auflegen.... Das schmink dir mal gleich ab!

Ich wollte ja eigentlich wieder auf mehrere Post's gleichzeitig Antworten, aber das Kommentar bringt mich grad wieder auf die Palme. Was bringt dir dein Kommentar ? Hättest du den Thread richtig gelesen, wüsstest du, dass ich geschrieben hab, dass ich EVENTUELL zum Schluss auflegen würde. Und nicht ALLGEMEIN DAUERHAFT. :rolleyes: (So hört es sich in deinem Post jedenfalls an)
 
Ich wollte ja eigentlich wieder auf mehrere Post's gleichzeitig Antworten, aber das Kommentar bringt mich grad wieder auf die Palme. Was bringt dir dein Kommentar ? Hättest du den Thread richtig gelesen, wüsstest du, dass ich geschrieben hab, dass ich EVENTUELL zum Schluss auflegen würde. Und nicht ALLGEMEIN DAUERHAFT. :rolleyes: (So hört es sich in deinem Post jedenfalls an)

Nein auch zum Schluss nicht, schmink es dir ab. Du bist der Ansprechpartner, wenn etwas passiert. Das kann auch ganz locker zum Ende hin passieren, dann sind nämlich die meisten hackenstramm. Es muss nur irgendwo eine Schlägerei sein, irgendwer ******e hinfallen und ein Krankenwagen gerufen werden. Sonstwas. Wenn dann dein Sicherheitsdienst sagt "Sorry der legt grade auf" wirst du vom Pult geholt, die Musik platt gemacht und die Party is gelaufen.
 
Nein auch zum Schluss nicht, schmink es dir ab. Du bist der Ansprechpartner, wenn etwas passiert. Das kann auch ganz locker zum Ende hin passieren, dann sind nämlich die meisten hackenstramm. Es muss nur irgendwo eine Schlägerei sein, irgendwer ******e hinfallen und ein Krankenwagen gerufen werden. Sonstwas. Wenn dann dein Sicherheitsdienst sagt "Sorry der legt grade auf" wirst du vom Pult geholt, die Musik platt gemacht und die Party is gelaufen.

Darum sollten es immer mehr als einen Verantwortlichen geben, bzw. eine Rangfolge. Stell dir vor der hauptverantwortliche wird krank. Das Event abblasen wegen einer Person? Übel.

( @D-O: Darum bezog ich mich auch auf Drunkenman *g* )
 
Zuletzt bearbeitet:
Och Leute :d

Ich hab in meinem Eröffnungspost bereits geschrieben, dass unser Team aus 3 Leuten besteht. :rolleyes::rolleyes::rolleyes:
 
Grosses Wagnis, wenn ich das hier so lese.....

Gehe lieber Schritt für Schritt - mache erfolgreiche kleine Parties, denn Legenden werden nicht geboren, sondern gemacht.
Mit einem treuen Stammpublikum dann langsam eine grössere Location suchen.
Wichtig: immer und nur geile Locations!
Statt Mehrzweckhalle eine verlassene Mühle, hinterm Wasserfall, unter der Autobahnbrücke - da wird es auch bei dir in der Gegend genug Möglichkeiten geben.

Dann, wenn du in deinem FB/Lokis/VZ usw Verteiler mal 500-1500 Leute hast, dann such dir was Grosses - aber muß immernoch richtiger Burner sein!

Denn: die Leute sollen kommen weil du und deine Crew eine Party macht, nicht weil irgendein supatoller DJ von Sonstwo spielt.

Ich hab schon dermassen viele Veranstalter pleite gehen sehen, sei du nicht ein weiterer in der Reihe.
Der Glaube durch eine ganz grosse Party plötzlich bekannt zu werden und alle kommen, ist zumeist ein Irrglaube.

cheers
 
Die flyer und plakate drucken zu lassen ist meist da günstigste an der ganzen werbung...

das verteilen kostet am meisten...

z.B. kostet ein mast (strom/ licht) bei der gemeinde mieten zwischen 0,5 und 2euro... PRO tag... die sollten dann schon 14 tage hängen dürfen... und sagen wir mal 250 masten weil doppelt bestückt..............................................

dazu noch 500 plakate illegal an bauzäunen anbringen... sind auch mal locker 20 arbeitsstunden...

Flyerverteilen... Promobunnys in einkaufszentren sauteuer... dazu noch eine flyerverteilfirma welche eigene displys besitzen... Da ist auch mal pro woche und display 2 - 5 euro drin... bei 50 displays...................
dazu kommen noch autobeflyeraktionen... 40 bis 50 stunden...

dann muss di party im radio angekündigt werden... je nach dem zwischen 500 und 2500 euro...


Gastro:

wenn jeder gast für 10 euro konsumiert hast einen guten schnitt... ergo bei 2000 leutz 20.000 euro einnahmen... kommen 1/3 wareneinsatz weg und meist 1/3 personal, equipment, ausrüstung, eis, limetten kühlschränke... könntest optimal 6000 euro gewinn erwirtschaften...



allerdings bei der summe wird dann gewerbesteuer fällig... und weiss ja net wie der hebesatz bei euch im ländlichen ist... dazu noch die MwSt die du abführen musst... bei 27.000k umsatz sind das auch bald 5000 euronen...
 

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