Ich nehme an, Du hast Angst, dass Du dich vor dem Veranstalter lächerlich machst, wenn Du ihn das fragst.
Wenn Du ihn aber schlicht und einfach höflich anrufst und fragst, was genau er damit eigentlich gemeint hat, ist das völlig unproblematisch und jeder normale Mensch wird Dir diese Frage auch normal beantworten.
Du wirst immer wieder an dem Punkt stehen, dass es Kommunikationsschwierigkeiten gibt, die lassen sich aber ganz einfach lösen: redet miteinander.
Im Worst Case kriegst Du nämlich hier noch eine Antwort, die falsch ist und dann wird es erst recht peinlich für Dich!